Privacy statement.

01Verwerkingsverantwoordelijke

AI Panda is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit statement.

Handelsnaam

AI Panda BV

KvK-nummer

42026643

BTW-nummer

NL865944647B01

Contact

info@aipanda.nl

02Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Contactgegevens: naam, functietitel, e-mailadres, telefoonnummer, adres.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, sector, rol van uw organisatie ten opzichte van AI Panda.
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer en factuurgegevens.
• Inhoudelijke gegevens: alles wat u zelf verstrekt tijdens trainingen, coachingsessies, advies- en versnellingssessies, intakegesprekken of via onze website.
• Audio- en transcriptiegegevens: opnames en transcripten van gesprekken, vergaderingen en sessies waarin AI Panda participeert (zie sectie 6).
• Gebruiksgegevens: technische gegevens over uw bezoek aan onze website en interactie met door ons opgeleverde digitale producten.

Wij streven ernaar geen bijzondere persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG (zoals gezondheid, religie of politieke opvattingen) te verwerken. Wanneer deze toch onbedoeld in opnames of transcripten verschijnen, worden zij niet verder gebruikt en bij anonimisering verwijderd.

03Doeleinden van de verwerking

AI Panda verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van overeenkomsten: leveren van advies-, trainings-, coachings- en implementatiediensten.
• Communicatie over diensten, afspraken, vragen en projectvoortgang.
• Facturatie en betalingsverwerking.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplicht.
• Verbetering van onze dienstverlening op basis van geanonimiseerde inzichten uit projecten en sessies (zie sectie 7).
• Marketing- en promotiedoeleinden, waaronder het delen van geanonimiseerde casuïstiek en geleerde lessen (zie sectie 7).

AI Panda gebruikt uw persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor u.

04Grondslagen voor verwerking

Wij baseren onze verwerkingen op één of meer van de volgende grondslagen uit artikel 6 lid 1 AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst met u of uw organisatie.
• Voldoen aan een wettelijke verplichting.
• Gerechtvaardigd belang: ons belang om de kwaliteit van onze dienstverlening continu te verbeteren, om geleerde lessen te delen, en om onze diensten te promoten via geanonimiseerde voorbeelden. Wij hebben hiervoor een belangenafweging gemaakt en passende waarborgen getroffen (zie sectie 7).
• Toestemming, waar deze expliciet wordt gevraagd, bijvoorbeeld voor nieuwsbriefverzending of voor het delen van herkenbaar materiaal zoals een klantcase met naam.

05Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, behoudens wettelijke bewaarplicht.

06Gespreksopnames, transcripten en sessiematerialen

Een belangrijk onderdeel van onze werkwijze is het opnemen en transcriberen van sessies, vergaderingen en intakegesprekken. Dit doen wij omdat het ons in staat stelt onze volledige aandacht te geven aan het gesprek zelf, en omdat de transcripten een rijke bron zijn voor het opstellen van briefings, debriefs, adviezen en interne documentatie.

Wij hanteren hierbij de volgende uitgangspunten:

• Transparantie vooraf: deelnemers worden voorafgaand aan of bij aanvang van de sessie geïnformeerd over het feit dat de sessie wordt opgenomen en getranscribeerd, en over het doel daarvan.
• Bezwaarmogelijkheid: u kunt op elk moment aangeven dat u niet wilt dat een sessie wordt opgenomen of getranscribeerd. Wij stoppen of starten de opname dan niet.
• Beperkte toegang: alleen medewerkers van AI Panda die direct betrokken zijn bij uw project hebben toegang tot de ruwe opnames en transcripten.
• Beperkte bewaring: ruwe opnames en transcripten worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor het project, en daarna verwijderd conform de termijnen in sectie 5.
• Doelmatigheid: opnames en transcripten worden uitsluitend gebruikt voor (a) het uitvoeren van uw opdracht, (b) interne kennisontwikkeling binnen AI Panda, en (c) het op geanonimiseerde wijze verbeteren en delen van inzichten zoals beschreven in sectie 7. Wij verkopen geen opnames of transcripten aan derden en gebruiken ze niet voor het trainen van externe AI-modellen.

Onze werkwijze sluit aan op de transparantieprincipes van de Europese AI Act, waaronder duidelijkheid vooraf over het gebruik van AI-tools en menselijke verantwoordelijkheid voor de uitkomsten.

07Geanonimiseerde inzichten voor dienstverlening en promotie

Het werk dat wij voor en met onze klanten doen, levert inzichten op die ons helpen om onze dienstverlening te verbeteren en om de markt te informeren over wat werkt en niet werkt bij AI-adoptie. Deze inzichten zijn een wezenlijk onderdeel van de waarde die wij over tijd opbouwen.

Wat verstaan wij onder anonimisering

Voordat informatie wordt gebruikt voor de doeleinden in deze sectie, verwijderen wij alle direct en indirect identificerende kenmerken. Concreet betekent dit dat in elk geval worden verwijderd: namen van personen, functietitels, bedrijfsnamen, sectorspecifieke proposities, productnamen, projectnamen en andere details waarmee, alleen of in combinatie, een individuele klant, persoon of organisatie redelijkerwijs herleidbaar is. Wat overblijft zijn geaggregeerde of generieke inzichten over patronen, mechanismen en geleerde lessen die niet meer tot een specifieke bron zijn terug te leiden. Wij hanteren hierbij de definitie van anonimisering uit overweging 26 van de AVG.

7a. Verbetering van onze dienstverlening

Geanonimiseerde inzichten gebruiken wij voor interne kennisontwikkeling, training van onze medewerkers, doorontwikkeling van onze werkwijzen, opbouw van benchmarks en het verder professionaliseren van onze diensten. Deze toepassing is intern en blijft binnen AI Panda.

7b. Promotionele doeleinden

Geanonimiseerde inzichten gebruiken wij ook in externe communicatie: blogs, posts op sociale media, presentaties, voorstellen en andere uitingen. Voor dit externe gebruik gelden striktere voorwaarden:

• Alleen geaggregeerde of generieke inzichten worden extern gedeeld; nooit letterlijke citaten, projectspecifieke details of voorbeelden waaruit een specifieke klant of persoon herleidbaar is.
• Voorbeelden van wat wel mag: “in de bouwsector zien wij dat AI-adoptie vaker stagneert op data-eigenaarschap dan op techniek”.
• Voorbeelden van wat niet mag zonder voorafgaande toestemming: het beschrijven van een herkenbaar project, het noemen van een klant bij naam, of het delen van een transcriptcitaat waarin een specifieke organisatie herkenbaar is.

Wilt u dat een specifieke klantcase wel herkenbaar wordt gedeeld, bijvoorbeeld als referentie of in een succesverhaal, dan vragen wij u daarvoor afzonderlijk om expliciete toestemming.

AI Panda behoudt zich het recht voor om geanonimiseerde inzichten op deze manier voor onbepaalde tijd te gebruiken voor zowel de verbetering van onze dienstverlening als voor promotionele doeleinden.

08Delen met derden en subverwerkers

AI Panda deelt uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, of u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers. Met elk van hen hebben wij verwerkersafspraken die voldoen aan de AVG. De belangrijkste categorieën zijn:

• Communicatie en kantoorautomatisering (e-mail, agenda, documentopslag, samenwerking).
• Transcriptie- en notuleerdiensten.
• AI-platforms voor zakelijke verwerking, waaronder taalmodellen en beeldgeneratie.
• Project- en kennisbeheer.
• Ontwerp-, video- en presentatietools.
• Boekhouding en facturatie.

Een actueel overzicht van onze subverwerkers, inclusief het doel waarvoor wij ze inzetten en de toegepaste waarborgen, is op verzoek beschikbaar.

09Doorgifte buiten Europa

Een deel van de leveranciers waar wij mee werken is gevestigd buiten Europa, meestal in de Verenigde Staten. Uw gegevens komen daardoor deels op servers buiten Europa terecht. Wij hebben hierover bewuste keuzes gemaakt.

Wij nemen voor alle relevante tools een zakelijk abonnement af. Dat is een belangrijk verschil met particuliere abonnementen: onder de voorwaarden die op onze abonnementen van toepassing zijn worden uw gegevens niet gebruikt voor het trainen van publieke AI-modellen door de leverancier, en gelden striktere afspraken over beveiliging, bewaring en toegang.

Daarnaast werken wij uitsluitend met leveranciers die zich in hun eigen privacy- en verwerkersvoorwaarden expliciet committeren aan de Europese privacywetgeving en die voor doorgifte naar de Verenigde Staten passende waarborgen toepassen, in lijn met wat de AVG voorschrijft.

Welke leveranciers wij precies inzetten en welke waarborgen daarvoor gelden, kunt u op elk moment bij ons opvragen.

10Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking en wijziging. Daaronder vallen toegangsbeperking op need-to-know-basis, sterke wachtwoorden en multifactorauthenticatie, versleutelde opslag en overdracht, en periodieke evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen.

11Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage in de gegevens die wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”).
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder het gebruik van opnames en transcripten en het gebruik van geanonimiseerde inzichten voor promotionele doeleinden.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid.
• Recht om gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Een verzoek kunt u indienen via koen.slinger@aipanda.nl. Wij reageren in beginsel binnen vier weken. Bezwaar tegen toekomstig gebruik van uw gegevens kunt u op elk moment indienen. Reeds geanonimiseerde inzichten zijn voor ons niet meer herleidbaar tot u en kunnen daardoor niet worden teruggetrokken. Dat is een inherent gevolg van anonimisering.

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website maakt gebruik van functionele en analytische cookies om de werking en het gebruiksgemak te verbeteren. Voor het plaatsen van andere cookies vragen wij voorafgaand uw toestemming via de cookiebanner op de website.

13Wijzigingen

AI Panda behoudt zich het recht voor om dit privacy statement te wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u rechtstreeks.

14Contact

Voor vragen over dit privacy statement of de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen met: